Records Request Form

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Requesting Student Records & Transcripts
San Benito CISD maintains a permanent record for every student. These records may include:

• Report cards and transcripts

• Elementary, middle, and high school records

• Immunization records

• Documents needed for college, employment, Social Security, identification, or immigration

Because student records are confidential, they can only be released with the written consent of the student (if 18 or older) or the parent/legal guardian (if under 18).

Process & Timeline:

1. Download and complete the form below.

2. Include a copy of a valid photo ID (such as a driver’s license).

3. Submit the form by mail, fax, or in person to the PEIMS Department.

4. Please allow 7–10 business days for your request to be processed.

5. Records can be picked up, mailed, faxed, or emailed based on your request.

Our PEIMS Department is committed to helping you access the records you need. If someone else will pick up the records on your behalf, they must also present photo ID and proof of relationship.

 

Solicitud de Expedientes y Transcripciones Estudiantiles
San Benito CISD mantiene un expediente permanente para cada estudiante. Estos registros pueden incluir:

• Boletas de calificaciones y transcripciones

• Registros de primaria, secundaria y preparatoria

• Registros de vacunas

• Documentos necesarios para colegio, empleo, Seguro Social, identificación o inmigración

Dado que los expedientes de los estudiantes son confidenciales, solo pueden entregarse con el consentimiento por escrito del estudiante (si tiene 18 años o más) o del padre/tutor legal (si es menor de 18 años).

Proceso y Tiempo de Respuesta:

1. Descargue y complete el formulario a continuación.

2. Incluya una copia de una identificación con foto válida (como licencia de conducir).

3. Entregue el formulario por correo, fax o en persona al Departamento de PEIMS.

4. Por favor, permita de 7 a 10 días hábiles para que su solicitud sea procesada.

5. Los registros pueden ser recogidos, enviados por correo, fax o correo electrónico según su solicitud.

Nuestro Departamento de PEIMS está comprometido en ayudarle a obtener los registros que necesita. Si otra persona recogerá los documentos en su nombre, también debe presentar una identificación con foto y comprobante de relación.

 Frequently Asked Questions (FAQ)

 

Q: What are permanent student records?
A: Permanent records may include transcripts, report cards, immunization records, and enrollment history. They are kept by the district for verification and future use.

Q: How long does it take to process a records request?
A: Please allow 7–10 business days for processing.

Q: Do I need an ID to request records?
A: Yes. A valid photo ID (such as a driver’s license) must be submitted with your request.

Q: Can someone else pick up the records for me?
A: Yes, but they must present a photo ID and proof of relationship, along with your written authorization.

Q: How can I receive my records?
A: Records can be picked up, mailed, faxed, or emailed depending on your preference.

 

P: ¿Qué son los expedientes permanentes de los estudiantes?
R: Los expedientes permanentes pueden incluir transcripciones, boletas de calificaciones, registros de vacunas e historial de inscripción. El distrito los mantiene para verificación y uso futuro.

P: ¿Cuánto tarda el proceso de una solicitud de expedientes?
R: Por favor, permita de 7 a 10 días hábiles para el procesamiento.

P: ¿Necesito una identificación para solicitar los expedientes?
R: Sí. Debe enviar una identificación con foto válida (como licencia de conducir) junto con su solicitud.

P: ¿Puede otra persona recoger mis expedientes?
R: Sí, pero debe presentar una identificación con foto y comprobante de relación, además de su autorización por escrito.

P: ¿Cómo puedo recibir mis expedientes?
R: Los expedientes se pueden recoger, enviar por correo, fax o correo electrónico según su preferencia.